北京山东企业商会分支机构管理办法

第一章 总则

    第一条:为加强北京山东企业商会对各分会等分支机构的领导和管理,规范服务工作。根据国务院《社会团体登记管理条例》、民政部《社会团体分支机构、代表机构登记办法》、《北京市社会团体办事机构、分支机构、代表机构登记管理办法》及《北京山东企业商会章程》的有关规定,特制定本办法。

    第二条:分会是北京山东企业商会领导下的分支机构,接受北京山东企业商会的领导,不具有法人资格。其法律责任由北京山东企业商会承担。分会下不再设分支机构,分会应在授权范围内开展活动。授权范围内的法律责任由分会承担。地区性分会的成立需征得所属地区政府或政府驻京机构的书面同意。

    第三条:为避免会员多头参会、多头缴费等问题,经研究做出以下规定:各分会副会长由各分会推荐,以书面形式报请北京山东企业商会(以下简称商会)理事会或常务理事会审批。经研究同意后,商会以书面形式下发任命书。任命生效同时各分会副会长增补成为商会常务理事;各分会的常务理事(或不设常务理事职务的分会理事)、理事、普通会员由各分会自行考察,任命,但仍需报商会备案。商会任命生效的同时各分会常务理事增补成为商会理事;各分会理事和普通会员单位增补成为商会普通会员单位。各分会收取的会费归该分会所有,其财务实行独立核算。各分会有义务按章程有关规定向北京山东企业商会缴纳一定的团体会费。

    第四条:分会开展会务活动、印刷会员名片、使用商会标示等,须符合北京市社会团体登记管理机关批复文件中规定的全称要求。

    第五条:北京山东企业商会分支机构设立后,每年年初应按照北京山东企业商会秘书处的要求,汇总材料,统一报送北京市社会团体登记管理机关进行年检。

第二章 分会职责

    第六条:分会职责

   (一)为分会会员企业提供信息及咨询服务:

   (二)增进各会员单位之间、各商会之间的交流与合作,可定期组织联谊活动、为会员的事业开拓和发展提供交流、沟通的平台。

   (三)依法维护会员单位的合法权益,协调会员单位与政府部门之间的联系。

   (四)出席北京山东企业商会组织的大会;参与北京山东企业商会重要事项的审计和表决;对北京山东企业商会的工作提出意见和建议;向北京山东企业商会反映本分会的情况、意见和建议;承办北京企业商会交办的其它工作及事项。

 

第三章 分会的设置和申报

    第七条:分会的设置首先须经北京山东企业商会理事会审核批准,然后向主管单位山东省人民政府驻北京办事处报请同意,再向北京市社会团体登记管理机关申请设立登记。

    第八条:分会设置的申请必须经由北京山东企业商会秘书处以提案的方式向北京山东企业商会理事会提出申请:

    第九条:申请成立分会的条件和要求

   (一)申请成立分会的条件

    1、有北京山东企业商会副会长以上单位提出成立分会的要求;

    2、有规范的名称;

    3、有符合章程所规定的业务范围;

    4、有办公地点和经费来源;

    5、有不低于30家企业的发起会员;

    6、有主持日常工作的人员。

    7、地区性分会的成立需征得所属地政府和政府驻京机构的书面同意。

   (二)  申请成立分会须提交以下材料

    1、设立分会的申请书;

    2、分会管理办法;

    3、办公场所的产权或使用权说明;

    4、活动经费来源;

    5、筹备组名单及筹备工作计划;

    6、拟任主要负责人基本情况以及所在单位人事部门的意见。

    第十条:分会的领导机构应按民主程序选举产生。其中分会会长必须首先是北京山东企业商会副会长以上单位。分会会长、监事长、秘书长等领导成员由北京山东企业商会理事会提名推荐,经分会会员大会选举产生。选举结果应报北京山东企业商会理事会审核批准,不得自行任命;理事成员名单和会员名单报北京山东企业商会备案。并由北京山东企业商会的秘书处向批准登记机关办理有关手续。

    第十一条:经北京市社会团体管理办公室批准后,由分会筹备组组织召开分会成立大会,选举产生分会会长、副会长、监事长、秘书长职位。北京山东企业商会授予印章并正式启用。

    第十二条:未经北京市社会团体登记管理机关批准登记的分会,不得以分会名义对外开展活动;拟建的分会在筹备期间应以该分会筹备组名义开展工作。

    第十三条:分会每届任期三年,分会会长可连选连任,任期不能超过两届。

    第十四条:分会变更名称、住所、业务范围或负责人时,应报北京山东企业商会同意,并由北京山东企业商会向北京市社团登记管理机关变更登记手续。

 

第四章 会员及日常管理

    第十五条:会员

   (一)分会应广泛吸收热心分会工作的企业、专家及有关人士参加。

   (二)分会应在分会章程及北京山东企业商会授权活动范围内发展会员;所发展的会员也属于北京山东企业商会的会员。

   (三)分会会员申请入会时,应填写《北京山东企业商会分会会员登记表》并附《企业法人营业执照》,法定代表人身份证明等相关资料;经分会审核后,报北京山东企业商会理事会审批,并颁发相应会员资格。

    第十六条:日常管理

   (一)分会应严格遵守宪法、法律及法规,在核准业务范围内独立开展社团活动;任何人不得以分会的名义进行违法活动,不得危害国家的统一、安全和民族的团结,不得损害国家、社会公共利益,以及其他组织和公民的合法权益,不得违背社会道德风尚;

   (二)分会应认真执行北京山东企业商会的各项决议,完成北京山东企业商会交办的各项工作;

   (三)分会应本着民主、公正、公开、公平的原则开展工作,加强内部事务的管理和监督,制定、完善分会各项规章制度,报北京山东企业商会理事会批准后执行;

   (四)分会应于每年1月15日前,以书面形式向商会提交该年度工作计划;并向北京山东企业商会提交书面报告上年度分会工作总结,会员发展情况,会费收取,财务收支情况及工作人员变动情况;

   (五)凡分会召开年度工作会议,从事超越业务范围的活动,举办具有重大社会影响,涉及面广泛的全国性活动,或重大涉外、涉港澳台地区活动以及出国出境活动的,均应事先报给商会批准后方可实施;

   (六)分会应根据北京山东企业商会的统一安排,按时参加年度年检工作。

   (七)当分会三分之二的会员提出终止其活动时,分会应及时向北京山东企业商会提出书面注销申请,经商会理事会批准后,由商会秘书处负责办理有关注销手续,被注销分会的《社会团体分支机构登记证书》,印章及分会全部资产,文件资料一并由商会秘书处负责收回,并向社会会告。

   (八)北京山东企业商会经北京市社会团体管理登记机关核准注销登记后,分会亦同时注销。

 

第五章 经费及财务管理、票据管理

   第十七条:会费
(一)分会可在分会章程允许的范围内发展会员,收取会费,其收取的会费属于分会所有;
(二)分会会员的会费缴纳流程是分会的每一笔会费应先进入北京山东企业商会的指定账户。商会在扣除15%的团体会费后将剩余85%返还到分会的独立账户中。由分会支配使用。分会应在每年12月31日前将年度会员基本情况,以及年费的收取情况书面报予商会。会费发票应由商会统一开具;
(三)未经北京山东企业商会(简称商会)许可,任何分会均不得建立银行基本存款帐户,确需建立银行基本存款帐户的,应先向商会提出申请,再由商会报北京市社会团体登记管理机关同意后,按有关规定办理;
(四)分会印章样式、银行帐号应在北京山东企业商会备案,分会印章应有专人保管,使用印章应设立印鉴使用情况登记,并经分会负责人审批。
第十八条:财务管理
(一)分会应建立健全财务管理制度,聘用有会计任职及执业资格的会计人员从事财务工作,定期公布财务收支情况,分会负责人对分会的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责;
(二)分会的资产、会费、接受捐赠、资助的活动经费的使用,必须符合章程规定的宗旨、业务范围,禁止任何单位或个人侵占,私分或挪用,或转移、变相转移到其他任何单位和个人名下;
(三)分会接受捐赠、资助应及时向北京山东企业商会报告接受,使用捐赠、资助的相关情况,并根据捐赠人、资助人约定的期限,方式和合法用途使用;
(四)商会有权定期或不定期对分会财务,经费使用情况进行审计和监督,有权查阅分会的原始财务及相关会计凭证。分会应于每年1月15日前针对上一年度工作,财务情况进行自检,并按规定填写年度年检报告书、年度财务报表送商会。
(五)分会及其常设办事机构因分支机构初始登记、年检、办公、开展活动所发生的全部费用由分会自行承担。分会聘请的专、兼职工作人员的劳动、工资、福利待遇等,应由分会按国家有关规定办理并自行承担全部费用。

第十九条:票据管理
各分支机构要认真学习贯彻执行北京市财政局、北京市国家税务局、北京市地方税务局《关于财政性票据管理和使用有关问题的通知》要求,严格规范票据管理、使用。
(一)票据领取办法
分会会费收据由北京山东企业商会秘书处负责开具。分会秘书处负责领取已开具的会费收据并转交给分会的缴费会员单位。
(二)票据使用方法
1、分支机构收取的会费、上缴团体会费时使用市财政局统一监制的《北京市社会团体会费统一收据》;接受捐赠时使用市财政局统一监制的《北京市接受捐赠专用收款收据》。
2、票据必须按序使用,不得跳页、跳号。票据填列必须一式多联,一次复写。
3、《北京市社会团体会费统一收据》填写内容只能为“会费”不能填写“捐赠费”或其他内容(如有填写捐赠费不符合规定内容的,须按北京市有关要求自行负责补交税费),并只能盖“北京山东企业商会财务专用章”,填写必须真实、完整、印章齐全,并且不得涂改。
(三)票据管理规定
1、票据必须严格按照财务要求规范管理。不得擅自印刷,不得自行出售、转让、出借或代开票据,不得改变票据用途。
2、票据由专人负责保管和核销,须鉴定责任书。使用前应检查票据有无缺号、缺页等情况,发现问题及时调换,对票据存根妥善保管,不得遗失。
3、作废票据应完整地保存各联,加盖做废图章,不得私自销毁。

第六章 公章管理

第二十条:分支机构公章管理
(一)须有专人管理,存放办公室专柜,管理人不得将公章自行委托   他人代管。
(二)用章应在办公室内,无特殊情况未经批准同意不得将公章带离办公室。
(三)公章对外盖章须由分支机构负责人审批,经同意并填写公章使用登记表后方可使用;对内由分会秘书长审批,经同意填写公章使用登记表后方可使用。

第七章 其他


第二十一条:分会有下列情形之一的,北京山东企业商会可根据情节提出批评,限期整顿,责令撤销直接负责的主管人员,直至撤销该分会:
(一)未经登记,擅自以分支机构名义进行活动的;
(二)开展活动不使用北京山东企业商会全称的;
(三)一年内,未开展活动,或有效会员总数低于30家;
(四)擅自从事营利性经营活动,违法乱纪、触及刑律的;
(五)超出分会管理办法规定的宗旨和业务范围进行活动、或未经北京山东企业商会允许,擅自举办的活动;擅自设立分支机构,代表机构,或者对工作人员疏于管理,造成严重影响和后果的;
(六)侵占、私分、挪用分会资产、会费或接受的捐赠、资助,违反财务纪律,违规收取会费的;
(七)涂改、出租、出借《社会团体分支机构登记证书》,或违规使用、出租、出借分会公章,擅自以分会名义对外订立担保合同,擅自以任何形式为他人设立抵押等担保权利,给北京山东企业商会及分会造成重大名誉及经济损失的;
(八)对北京山东企业商会交办的事项拒不执行,拒不接受,或不按照规定接受北京山东企业商会及批准登记相关监督检查;或不按照规定办理变更登记的;
第二十二条:未经许可分会不得擅自兴办实体,接受社会实体的挂靠。
第二十三条:北京山东企业商会秘书处代表商会理事会为分会的日常管理机构,负责分会日常工作的联络和协调

第八章 附则


第二十四条:本管理办法依据现行国家政策和法律法规拟定。如在执行过程中有与之不相符合的新的国家政策和法律法规出现。当以新的政策和法律法规为准。
第二十五条:本管理办法由北京山东企业商会秘书处负责解释。
第二十六条:本管理办法自北京山东企业商会2011年7月24日第三届会员大会表决通过后施行。

第二十条:分支机构公章管理
(一)须有专人管理,存放办公室专柜,管理人不得将公章自行委托   他人代管。
(二)用章应在办公室内,无特殊情况未经批准同意不得将公章带离办公室。
(三)公章对外盖章须由分支机构负责人审批,经同意并填写公章使用登记表后方可使用;对内由分会秘书长审批,经同意填写公章使用登记表后方可使用。